Tor- Ivar Hals er Partner og Senior Rådgiver hos Abilator og har med sin bakgrunn i IT ledelse og smidige organisasjoner lang erfaring fra arbeid med digitalisering og forbedringsarbeid i store organisasjoner.. Abilator ble startet opp i 2012 med mål om å utforske hvordan man på best mulig måte kan møte den nye digitale verdenen som fører med seg økt endring, usikkerhet og kompleksitet.
“I Abilator er vi genuint opptatt av å utvikle oss selv og menneskene rundt oss, og vi fokuserer løpende på vår egen kompetanseutvikling – som vi overfører videre til våre kunder. Vårt mål er å hjelpe våre kunder i å lykkes med sine mål.”
Tor-Ivar Hals
Endringer i hurtig tempo
Med stadige endringer i omgivelsene, et hurtigere tempo i organisasjonene og større krav til verdiskaping fra kunder, er det å jobbe etter smidige prinsipper og arbeidsmetoder ansett av mange som en nøkkel for å oppnå den fleksibilitet og tilpasningsevne man trenger i organisasjonen.
“Å jobbe smidig” kan defineres som å ta i bruk både et tankesett – og et sett med verktøy og praksiser – som alle fokuserer på å maksimere kundetilfredshet, samt sørge for økt leveranse-effektivitet og presisjon i organisasjonens utvikling.
Smidig er en strukturert arbeidsform som er designet for å håndtere endringer i krav, ønsker og behov fra omgivelsene på en effektiv måte. Tilpasning basert på læring gjør at vi endrer og tilpasser oss nye krav raskt.
Smidig setter kunden i fokus – nøkkelen til suksess
For å maksimere kundeverdi ser smidige prosjekter alltid løsninger ut fra kundens perspektiv. Kunden i fokus er nøkkelen til suksess.
«Smidig handler om kundefokus og å levere opplevd kundeverdi så raskt og effektfullt som mulig»
Tor-Ivar Hals
Teamet jobber for å levere løsninger til kunder og brukere, og det er derfor viktig å ha en kontinuerlig dialog med kunden om hva dennes behov og ønsker egentlig er. Ofte ser man at man får en vag bestilling på et produkt eller tjeneste hvor kunden selv ikke vet helt hva de ønsker. God og målrettet kommunikasjon er derfor viktig for å få avdekket kundens reelle behov og for å kunne styre prosjektet i riktig retning fra start. Dette kan bidra til at teamet sparer både tid og unødig arbeid, og at kunden får eierskap til det som produseres.
Små leveranser med kundeverdi
Smidig er en iterativ arbeidsform som tar utgangspunkt i at man begynner å skape små leveranser med kundeverdi – og tester disse fortløpende mot kunder/brukergrupper i løpet av utviklingsprosessen. Dette vil løpende skape presise leveranser av kundeverdi.
Et viktig prinsipp innenfor smidig er at vi kontinuerlig lærer og sjekker av med kunde og brukere om leveranser oppfattes som nyttige og verdifulle. Vi snakker aldri om hva vi “tror” brukeren vil ha; vi utvikler og lærer sammen med kunden hva som gir størst nytte til enhver tid.
Teamarbeid: samarbeid mot et felles mål, økt engasjement og motivasjon
For å lykkes med smidig må man våge å utfordre den tradisjonelle måten man jobber på i organisasjonen. Nøkkelen er å etablere åpenhet og tillit. Vi ser også viktigheten av å være åpen for forandring dersom metodikken skal få gjennomslag. Den største forskjellen på tradisjonell arbeidsmetodikk og den agile metodikken er fokus på team; verdien av enkeltindivider som jobber i team, heller enn enkeltindividene separat.
Ved å sette sammen team som jobber mot et felles mål, vil man kunne dra større nytte av den samlede kompetansen som enkeltpersonene innehar. Et godt team bygges gjerne opp rundt flere ulike personligheter og kompetanser. Nøkkelfaktorer man ofte ser må på plass for å bygge gode team er elementer som tillit til hverandre i teamet, klare roller og ansvar, tydelige mål, – samt å bygge følelsen av å utgjøre en forskjell.
I sammensetning av teamet er også diversiteten av personligheter viktig. Smidig legger til rette for tett samarbeid og læring, der alle bidrar med kunnskap og tett samarbeid. Dette åpner opp for at man evner å jobbe på tvers av både personlighet og kvaliteter, noe som igjen vil åpne nye dører for kreativitet og økt kundetilfredshet. Å jobbe i team øker også de ansattes fokus, engasjement og eierskap i prosjekter.
Gode smidige team som føler de har kontroll over sin egen hverdag har gode praksiser, men også tillit til hverandre. Dette er elementer som kulminerer i et godt samarbeid i teamet.
Å jobbe smidig kan for enkelte oppleves krevende dersom man har et team som er satt til å gjøre masse andre oppgaver ved siden av prosjektet. Da vil man kunne se at arbeidet i teamet blir opplevd som støy, og at man mister fokus og engasjement.
Tanken bør derfor være at alle som jobber i teamet er i teamet på fulltid. Oppgaver skal derfor leveres inn til temaet og ikke på siden til enkeltpersoner. Ressursallokering er derfor en viktig nøkkel for å få et team til å fungere.
Kontinuerlig forbedring og læring i team
En av de viktigste praksisene i et smidig team er aktiv bruk av retrospektive samlinger – det hovedformål er å evaluere og tilpasse arbeidspraksis basert på erfaringene man gjør løpende i teamet.
En retrospektive samling kan legges opp på svært mange vis, men felles for disse møtene er en todelt agenda; første del handler om å avdekke “hva har vi lært” i den siste perioden om hvor godt vi samarbeider? Andre del handler om å omsette denne læringen i konkrete forbedringsaksjoner som teamet selv er ansvarlig for å gjennomføre.
“Mangelen på evne til læring og tilpasning av arbeidspraksis gjennom jevnlige retrospektiver i teamet fører ofte til mangel på motivasjon”
Tor-Ivar Hals
I smidige team og retrospektive møter er det essensielt at man våger å være åpen og ærlig om utfordringer, og å bruke det man lærer i disse møtene til å stadig gjøre forbedringer fremover. Målet er å kunne besvare spørsmålet om hvordan man kan jobbe med en kontinuerlig forbedring av dagens praksis.
Få system i prosjekter og en lettere hverdag
Planleggingsprosessen i smidige prosjekter er svært viktig for å sette fokus på fremdrift. På teamnivå planlegger man alle leveranser i iterasjoner på 2-4 uker. På et overordnet nivå i prosjektet benytter man prinsipper rundt smidig porteføljestyring for å sikre at delleveranser i prosjekter møter strategiske fokusområder i organisasjonen. Smidig prosjekt- og porteføljestyring er en strukturert og systematisk tilnærming til planlegging og koordinering av større initiativer innenfor de enkelte virksomheter. Dette for å kunne optimalisere flyten av leveranser i det totale utviklingsarbeidet for virksomheten.
Smidig – ikke bare for IT-prosjekter
Rundt om i verden har smidig på mange vis blitt en «best practice» for hvordan man effektivt leverer både store og små IT-fokuserte prosjekter og leveranseorganisasjoner.
Vi ser samtidig at smidig har blitt et tankesett og en metode som stadig overføres til andre typer industrier og områder – der fokus handler om økt effektivitet og tilfredshet i arbeidet kan smidige prinsipper og verktøy være nyttig. Vi har erfaring med smidig fra finanssektoren og fra energisektoren – også fra de områder som ikke handler om digitaliering og IT-utvikling.
Det finnes en stor industri bak smidig-metodikken, og det finnes både sertifiseringer og kurs man kan ta i dette. Hver bedrift og hver bransje vil kunne tilpasse metoden/strukturen de bruker for å oppnå målet om å arbeide smidig.
Vi har jobbet med smidige organisasjoner siden 2006
Tor-Ivar Hals ble første gang involvert med smidig gjennom et prosjekt i 2006 – og har siden da jobbet med en lang rekke team, prosjekter og organisasjoner som ønsker å jobbe for mer effektive leveranser, mer fornøyde kunder og mer fornøyde ansatte – med en arbeidsform som er basert på smidige tankesett og praksiser.
Hvorfor trenger jeg smidig?
– Agile metodikken gir verdi i form av effektive team som evner å levere store mengder arbeid, og som klarer å levere mer enn hva summen av enkeltindividene ville klart.
– Man får team som lærer veldig mye, og som tilegner seg kunnskap de ellers ikke ville fått. Samarbeidet er såpass tett i teamet at mange kan med tiden jobbe med flere oppgaver under flere fagfelt.
Våg deg ut av komfortsonen og nå nye høyder!
I smidige team blir kompetansedeling blir en stor del av hverdagen. Kompetansen øker ved at man jobber sammen om oppgaver – og aktivt deler kunnskap og erfaringer. Smidige team kan sees på som “mindre sårbare” for eksempel mot sykdom eller endringer i staben, da flere i teamet sitter på samme kunnskap. Gode og erfarne smidige team gir virksomheten et robust oppsett, hvor man ikke bare fokuserer på “spesialistene” og ekspertene i organisasjonen – men heller legger fokus på leveranser og deling av kunnskap på tvers av personene i teamet.
– På generelt basis oppleves denne måten å jobbe på som motiverende for de ansatte. Det er enklere å finne sin plass innad i en bedrift og man får samtidig en økt forståelse av hvordan ting fungerer utenfor sin egen arbeidshverdag
