Smidige organisasjoner i praksis
FAGARTIKKEL <br> <br> Skrevet av <br>Tor-Ivar Hals
FAGARTIKKEL

Skrevet av
Tor-Ivar Hals
2. juni 2021

Smidige organisasjoner i praksis 


Hva vil det si å jobbe smidig – og hvordan kan denne praksisen gi bedre samarbeid, skape mer engasjement og sikre en mer effektiv måte å jobbe på for din organisasjon?

Tor- Ivar Hals er Partner og Senior Rådgiver hos Abilator og har med sin bakgrunn i IT ledelse og smidige organisasjoner lang erfaring fra arbeid med digitalisering og forbedringsarbeid i store organisasjoner.. Abilator ble startet opp i 2012 med mål om å utforske hvordan man på best mulig måte kan møte den nye digitale verdenen som fører med seg økt endring, usikkerhet og kompleksitet. 


“I Abilator er vi genuint opptatt av å utvikle oss selv og menneskene rundt oss, og vi fokuserer løpende på vår egen kompetanseutvikling – som vi overfører videre til våre kunder. Vårt mål er å hjelpe våre kunder i å lykkes med sine mål.”

– Tor-Ivar Hals

Endringer i hurtig tempo

Med stadige endringer i omgivelsene, et hurtigere tempo i organisasjonene og større krav til verdiskaping fra kunder, er det å jobbe etter smidige prinsipper og arbeidsmetoder ansett av mange som en nøkkel for å oppnå den fleksibilitet og tilpasningsevne man trenger i organisasjonen.

 

Illustrasjon

“Å jobbe smidig” kan defineres som å ta i bruk både et tankesett – og et sett med verktøy og praksiser – som alle fokuserer på å maksimere kundetilfredshet, samt sørge for økt leveranse-effektivitet og presisjon i organisasjonens utvikling. 

Smidig er en strukturert arbeidsform som er designet for å håndtere endringer i krav, ønsker og behov fra omgivelsene på en effektiv måte. Tilpasning basert på læring gjør at vi endrer og tilpasser oss nye krav raskt.

Smidig setter kunden i fokus – nøkkelen til suksess

«Smidig handler om kundefokus og å levere opplevd kundeverdi så raskt og effektfullt som mulig»

For å maksimere kundeverdi ser smidige prosjekter alltid løsninger ut fra kundens perspektiv. Kunden i fokus er nøkkelen til suksess.

Teamet jobber for å levere løsninger til kunder og brukere, og det er derfor viktig å ha en kontinuerlig dialog med kunden om hva dennes behov og ønsker egentlig er. Ofte ser man at man får en vag bestilling på et produkt eller tjeneste hvor kunden selv ikke vet helt hva de ønsker. God og målrettet kommunikasjon er derfor viktig for å få avdekket kundens reelle behov og for å kunne styre prosjektet i riktig retning fra start. Dette kan bidra til at teamet sparer både tid og unødig arbeid, og at kunden får eierskap til det som produseres.

Små leveranser med kundeverdi

Smidig er en iterativ arbeidsform som tar utgangspunkt i at man begynner å skape små leveranser med kundeverdi – og tester disse fortløpende mot kunder/brukergrupper i løpet av utviklingsprosessen. Dette vil løpende skape presise leveranser av kundeverdi.

Et viktig prinsipp innenfor smidig er at vi kontinuerlig lærer og sjekker av med kunde og brukere om leveranser oppfattes som nyttige og verdifulle. Vi snakker aldri om hva vi “tror” brukeren vil ha; vi utvikler og lærer sammen med kunden hva som gir størst nytte til enhver tid.

Teamarbeid: samarbeid mot et felles mål, økt engasjement og motivasjon

For å lykkes med smidig må man våge å utfordre den tradisjonelle måten man jobber på i organisasjonen. Nøkkelen er å etablere åpenhet og tillit. Vi ser også viktigheten av å være åpen for forandring dersom metodikken skal få gjennomslag. Den største forskjellen på tradisjonell arbeidsmetodikk og den agile metodikken er fokus på team; verdien av enkeltindivider som jobber i team, heller enn enkeltindividene separat.

Ved å sette sammen team som jobber mot et felles mål, vil man kunne dra større nytte av den samlede kompetansen som enkeltpersonene innehar. Et godt team bygges gjerne opp rundt flere ulike personligheter og kompetanser. Nøkkelfaktorer man ofte ser må på plass for å bygge gode team er elementer som tillit til hverandre i teamet, klare roller og ansvar, tydelige mål, – samt å bygge følelsen av å utgjøre en forskjell.

I sammensetning av teamet er også diversiteten av personligheter viktig. Smidig legger til rette for tett samarbeid og læring, der alle bidrar med kunnskap og tett samarbeid. Dette åpner opp for at man evner å jobbe på tvers av både personlighet og kvaliteter, noe som igjen vil åpne nye dører for kreativitet og økt kundetilfredshet. Å jobbe i team øker også de ansattes fokus, engasjement og eierskap i prosjekter. 

Gode smidige team som føler de har kontroll over sin egen hverdag har gode praksiser, men også tillit til hverandre. Dette er elementer som kulminerer i et godt samarbeid i teamet.

Å jobbe smidig kan for enkelte oppleves krevende dersom man har et team som er satt til å gjøre masse andre oppgaver ved siden av prosjektet. Da vil man kunne se at arbeidet i teamet blir opplevd som støy, og at man mister fokus og engasjement.

Tanken bør derfor være at alle som jobber i teamet er i teamet på fulltid. Oppgaver skal derfor leveres inn til temaet og ikke på siden til enkeltpersoner. Ressursallokering er derfor en viktig nøkkel for å få et team til å fungere.

Kontinuerlig forbedring og læring i team

En av de viktigste praksisene i et smidig team er aktiv bruk av retrospektive samlinger – det hovedformål er å evaluere og tilpasse arbeidspraksis basert på erfaringene man gjør løpende i teamet.

“Mangelen på evne til læring og tilpasning av arbeidspraksis gjennom jevnlige retrospektiver i teamet fører ofte til mangel på motivasjon” 

En retrospektive samling kan legges opp på svært mange vis, men felles for disse møtene er en todelt agenda; første del handler om å avdekke “hva har vi lært” i den siste perioden om hvor godt vi samarbeider? Andre del handler om å omsette denne læringen i konkrete forbedringsaksjoner som teamet selv er ansvarlig for å gjennomføre.

I smidige team og retrospektive møter er det essensielt at man våger å være åpen og ærlig om utfordringer, og å bruke det man lærer i disse møtene til å stadig gjøre forbedringer fremover. Målet er å kunne besvare spørsmålet om hvordan man kan jobbe med en kontinuerlig forbedring av dagens praksis.

Få system i prosjekter og en lettere hverdag

Planleggingsprosessen i smidige prosjekter er svært viktig for å sette fokus på fremdrift. På teamnivå planlegger man alle leveranser i iterasjoner på 2-4 uker. På et overordnet nivå i prosjektet benytter man prinsipper rundt smidig porteføljestyring for å sikre at delleveranser i prosjekter møter strategiske fokusområder i organisasjonen. Smidig prosjekt- og porteføljestyring er en strukturert og systematisk tilnærming til planlegging og koordinering av større initiativer innenfor de enkelte virksomheter. Dette for å kunne optimalisere flyten av leveranser i det totale utviklingsarbeidet for virksomheten. 

 

Smidig – ikke bare for IT-prosjekter

Rundt om i verden har smidig på mange vis blitt en «best practice» for hvordan man effektivt leverer både store og små IT-fokuserte prosjekter og leveranseorganisasjoner. 

Vi ser samtidig at smidig har blitt et tankesett og en metode som stadig overføres til andre typer industrier og områder – der fokus handler om økt effektivitet og tilfredshet i arbeidet kan smidige prinsipper og verktøy være nyttig. Vi har erfaring med smidig fra finanssektoren og fra energisektoren – også fra de områder som ikke handler om digitaliering og IT-utvikling. 

Det finnes en stor industri bak smidig-metodikken, og det finnes både sertifiseringer og kurs man kan ta i dette. Hver bedrift og hver bransje vil kunne tilpasse metoden/strukturen de bruker for å oppnå målet om å arbeide smidig.

Vi har jobbet med smidige organisasjoner siden 2006

Tor-Ivar Hals ble første gang involvert med smidig gjennom et prosjekt i 2006 – og har siden da jobbet med en lang rekke team, prosjekter og organisasjoner som ønsker å jobbe for mer effektive leveranser, mer fornøyde kunder og mer fornøyde ansatte – med en arbeidsform som er basert på smidige tankesett og praksiser.

Tor-Ivar Hals i Abilator

Hvorfor trenger jeg smidig?

Agile metodikken gir verdi i form av effektive team som evner å levere store mengder arbeid, og som klarer å levere mer enn hva summen av enkeltindividene ville klart.  

– Man får team som lærer veldig mye, og som tilegner seg kunnskap de ellers ikke ville fått. Samarbeidet er såpass tett i teamet at mange kan med tiden jobbe med flere oppgaver under flere fagfelt. 

 

Våg deg ut av komfortsonen og nå nye høyder!

 

I smidige team blir kompetansedeling blir en stor del av hverdagen. Kompetansen øker ved at man jobber sammen om oppgaver – og aktivt deler kunnskap og erfaringer. Smidige team kan sees på som “mindre sårbare” for eksempel mot sykdom eller endringer i staben, da flere i teamet sitter på samme kunnskap. Gode og erfarne smidige team gir virksomheten et robust oppsett, hvor man ikke bare fokuserer på “spesialistene” og ekspertene i organisasjonen – men  heller legger fokus på leveranser og deling av kunnskap på tvers av personene i teamet. 


– På generelt basis oppleves denne måten å jobbe på som motiverende for de ansatte. Det er enklere å finne sin plass innad i en bedrift og man får samtidig en økt forståelse av hvordan ting fungerer utenfor sin egen arbeidshverdag 

 

 

Smidige organisasjoner i praksis

Smidige organisasjoner i praksis  Hva vil det si å jobbe smidig - og hvordan kan denne praksisen gi bedre samarbeid, skape mer engasjement og sikre en mer effektiv måte å jobbe på for din organisasjon? Tor- Ivar Hals er Partner og Senior Rådgiver hos Abilator og har...

Abilator blir partnere med Digitaliseringsinstituttet

Abilator satser tungt på kompetanse, og har nå inngått et samarbeid med forsknings- og kompetenseutviklingshuset Digitaliseringsinstituttet. Med en slik samarbeidsavtale får du som leder, medarbeider eller organisasjon nå muligheten til å melde deg på den aller...

Vi utvikler Abilator Academy

Vi har satt oss som målsetting å utvikle «next practice» innenfor innovasjon, tjenesteutvikling og transformasjon. Dette tar vi på alvor – og ønsker å dele vår kunnskap og erfaringer med våre kunder.  Bakgrunnen er at skal våre kunder, og vi, kunne lykkes med å skape...

Jeg gir stafettpinnen videre!

Dette er et personlig innlegg! Fra nyttår går jeg over i en ny rolle i Abilator. Espen Linløkken blir ny daglig leder. I dette innlegget tar jeg et tilbakeblikk, hvorfor Espen tar over den daglige ledelsen og forteller litt om min nye rolle fremover. Og, dette...

Ledelse av digital transformasjon

Hva kreves av ledere som skal gjennomføre digitaliseringsprogram i egen organisasjon? Og, hvordan gjør vi lederne i stand til å lykkes med digital transformasjon? Hva er annerledes fra andre lederutviklingsprogram?   Et viktig aspekt er selvfølgelig at må du ha en...

Programleder for DigiTrøndelag

DigiTrøndelag er et program som skal bidra til å løfte digitaliseringen i trønderske kommuner. Arbeidet bygger rundt en lang tradisjon for samarbeid i Trøndelag rundt nyskaping og digitalisering - og er ett av mange digi-nettverk som nå etableres rundt omkring i...

Seminar: Lederkapasiteter og digital transformasjon

Digital transformasjon krever at vi tenker nytt om jobben vår, hvordan vi skal arbeide og ikke minst hvordan vi skal utøve ledelse. Vi må utvikle vår horisont og finne nye måter å samhandle på. Men, hva skal egentlig til hos ledere for å lykkes med digital...

Lederskap i krisetider

De siste månedene har mange ledere i store og små organisasjoner kjent på kroppen hva det vil si å "stå i stormen" - og lede mennesker i frustrasjoner og krise. Store endringer har rammet mange uten forvarsel - og hvordan kan man som leder velge strategier som...

Vi innstiller ikke – vi omstiller!

Verden ser helt annerledes ut nå enn for bare noen få dager siden – og det er vanskelig å forestille seg hvordan situasjonen er om noen få uker frem i tid. Mange av oss gjør en stor ekstraordinær innsats på jobb - på samme tid som mange av oss er redde for egen og...

Si hei til Birthe!

Vi har fått enda en ny medarbeider i Abilator denne høsten, Birthe Sætereid. Hun vil være vår nye prosjektkoordinator. Her kommer en liten introduksjon. Birthe er nyinnflyttet fra Bergen med bachelor i Creative Digital Media og erfaring fra produksjon og...