Det er også historien om Trondheim kommune, som har gått først gjennom hele prosessen og som nå er en av de første kommunene til å gå gjennom en stor endringsprosess.
I 2015 ble det gjort et arbeid i Trondheim kommune for å komme frem til et IT-målbilde for Barne- og Familietjenesten (BFT). Hensikten var å prioritere hvilke IT-prosjekter som skulle gjøres for de ulike delene av BFT, inkludert barnevernet. Prosjektet som fikk høyest prioritert var nytt fagsystem for barnevernet i Trondheim. Trondheim var misfornøyd med dagens system, og hadde til og med en rapport fra 2014 som fastslo at man burde bytte.
Tommy Engvik (som jobber i Abilator) ble hentet inn som prosjektleder. Tommy og to andre utgjorde det lille prosjektet som skulle skaffe og innføre nytt system. Veldig tidlig i prosessen ble det klart at det fantes bare ett annet system på markedet, og det fremsto ikke så mye bedre at det var verdt å bytte. Heldigvis så man en vei frem; På dette tidspunktet hadde kommunene i Norge begynt å samarbeide rundt nasjonale prosjekter knyttet til IT og fagsystemer. Kanskje kunne man få til et nasjonalt prosjekt for fagsystem for kommunalt barnevern? Det ble etablert kontakt med andre kommuner og KS, og våren 2016 ga KS tommel opp til et nytt nasjonalt prosjekt – med det velklingende navnet “Digitale innbyggertjenester og saksbehandlingsstøtte i barnevernet”.
På kort tid kom mange store aktører om bord – Oslo, Bergen, Stavanger, Kristiansand, Asker, Bærum, Lørenskog, KS og Bufdir. Det ble nedsatt en prosjektgruppe med representanter fra både kommunal og statlig side. Konseptrapporten kom våren 2017 etter godt arbeid med både behovskartlegging, kartlegging av markedet og arbeid med ulike konsepter. Konklusjonen var tydelig:
- Barn og familier fikk ingen hjelp av IT-løsninger til å ha oversikt over saken sin eller å utøve brukermedvirkning
- Ansatte i barnevernet fikk liten hjelp av IT-løsninger til å levere barnevernstjenester som er effektive, forsvarlige og av høy kvalitet
- Ledere i barnevernet fikk liten hjelp av IT-løsninger til å lede, styre og rapportere i barnevernet på en god måte
- Det fantes ingen god støtte for digital samhandling når de ulike aktørene i og utenfor barnevernet skulle kommunisere eller overføre informasjon
Det ble skissert en rekke nasjonale løsninger som til sammen skulle legge grunnlaget for et helhetlig kvalitetsløft for kommunalt barnevern – i alle kommuner i Norge:
- Nasjonal portal for bekymringsmelding – digitale innmeldinger fra private og offentlige aktører via en nettside.
- Barnevernsfaglig kvalitetssystem (BFK) – et rammeverk som skal gi barnevernsfaglig og juridisk kvalitetsstøtte til saksbehandlere i barnevernssaker.
- Nasjonalt barnevernregister, inkl. informasjonsmodell og meldingsformater – tilrettelegge for automatisert, forenklet og løpende rapportering fra kommunene via nye fagsystemer
- Digitale innbyggertjenester – gir partene i barnevernssaker mulighet til blant annet innsyn, å gi samtykker og ha digital dialog med det kommunale barnevernet.
I tillegg til disse nasjonale fellesløsningene skulle de deltakende kommunene gå sammen om anskaffelse og videreutvikling av et nytt fagsystem for kommunalt barnevern – som skulle utvikles av leverandør i tett samarbeid med kommunene i prosjektet. Denne løsningen ville så bli tilgjengelig for resten av kommune-Norge.
Prosjektet endret navn til DigiBarnevern for å tydeliggjøre at det ikke lenger var snakk om bare digitale innbyggertjenester og saksbehandlingsstøtte – det var snakk om en digital transformasjon og et helhetlig kvalitetsløft.
Fra 2018 og utover ble det jobbet med å planlegge og lage (eller få laget) de ulike leveransene nevnt over. Nasjonal portal for bekymringsmelding var først ute, og ble gjort tilgjengelig i 2020. Det ble også blitt gjennomført en anskaffelse og utvikling av et fagsystem for DigiBarnevern-kommunene, som også er tilgjengelig generelt i markedet i konkurranse med andre løsninger.
Selv om DigiBarnevern har gjort mye for å lage/få laget leveransene, er hver kommune ansvarlig for å gjennomføre endringene hos seg. Trondheim opprettet endringsprosjektet Digbart (Digitalisering av barnevernet i Trondheim) i 2021, og har siden den gang jobbet med endringene som kommunen skal gjennom.
De andre kommunene i Norge skal også gjennom samme endringsprosess; dagens fagsystem (Visma Familia og Dips Front Barnevern) fases ut, og dermed må alle kommuner i det minste skaffe seg nye systemer. Og med nytt fagsystem vil kommunene få faglig støtte fra Barnevernsfaglig Kvalitetssystem, man vil rapportere til Nasjonalt Barnevernregister, man vil kunne tilby digitale innbyggertjenester og man vil få bekymringsmeldinger rett inn i fagsystemet. Kort sagt: Nytt fagsystem er forutsetningen for et helhetlig løft.
Tre korte spørsmål om DigiBarnevern/Digbart
I Trondheim har Tommy Engvik hatt rollen som assisterende prosjektleder med Marianne Solberg som prosjektleder. Marianne har lang erfaring fra Barne- og Familietjenesten. Prosjekteier er oppvekst- og utdanningsdirektør Lasse Arntsen.
Hva vil DigiBarnevern/Digbart bety for barnevernet i Trondheim kommune og barn og familier som barnevernet hjelper?
Lasse:
Kort sagt: Bedre opplevd kvalitet sett fra våre innbyggeres perspektiv. DigiBarnevern vil blant annet bidra til god barnevernsfaglig støtte for ansatte, økte muligheter for god brukermedvirkning, mer åpenhet og innsyn, økt informasjonssikkerhet, bedre rettssikkerhet og frigjort tid.
Marianne:
Digbart (Digitalisering av barnevernet i Trondheim) er et endringsprosjekt i Trondheim kommune med mål om å forbedre det kommunale barnevernet slik at barn og familier får hjelp som virker til rett tid. Digbart skal sørge for at Trondheim oppnår en rekke ønskede utfall innenfor flere områder (barnevernsarbeid, innbyggerinvolvering, økonomiske prosesser, arkivering, rapportering osv.). For at utfallene skal oppnås må barnevernet ta i bruk en rekke leveranser, både ved å ta i bruk løsninger fra det nasjonale DigiBarnevern-prosjektet samt at Digbart selv er ansvarlig for å utvikle eller få utviklet ulike integrasjoner og endringer i andre systemer.
Barna og familiene som vi jobber sammen med vil oppleve en bedre og mer sikker saksbehandling og oppfølging. Det å få bedre innsyn og oversikt i egen sak og også det å kunne spille inn og medvirke digitalt vil være et løft for brukerne av barnevernet
De vil i større grad oppleve at de ansatte som følge de opp har oversikt og dokumenter og faglig støtte lett tilgjengelig. Dette håper og tror vi igjen vil føre til at brukerne opplever at rettsikkerheten deres er styrket.
Hvordan bidrar Abilator (v/ Tommy) til at Trondheim oppnår de ønskede gevinstene og målene i prosjektet?
Lasse:
Blant annet ved å hjelpe oss nettopp med gevinstarbeid, der kommunen har hatt behov for å bygge bedre kompetanse. I tillegg har Abilator bidratt med kompetanse og kapasitet i alle faser av prosjektet. Dette har vist seg nødvendig, da DigiBarnevern er et komplekst endringsarbeid som omfatter mange hundre ansatte og har konsekvenser for enda flere innbyggere. Å få bistand til hele tiden å være i forkant planleggingsmessig og i tillegg kunne gjøre gode beslutninger, er viktige suksesskriterier etter min mening.
Marianne:
Endringprosjektet innebærer en stor og kompleks digital transformasjon som spenner over endringer innenfor teknologi, fagutøvelse, arbeidsflyter for de som jobber i barnevernet, i merkantile og økonomi og regnskapstjenenesten. Dette innebærer at prosjektledelsen innehar kompetanse på flere områder.
Tommy innehar rollen som assisterende prosjektleder og teknisk koordinator i prosjektet. Hans erfaring med kommunal organisering er nyttig for å arbeide systematisk med områder som prosjektledelse, endringsledelse, gevinstarbeid, kontrakts-/leverandøroppfølging, kommunikasjon, økonomi og oppfølging av de ulike arbeidsflytene.
Det å ha IT kompetanse og forståelse i prosjektledelsen er nødvendig i et slikt kompleks prosjekt. Dette har Tommy.
Tommys kunnskaper om anerkjent metodikk for å utarbeide målinger, som kan benyttes både i forankringsarbeidet, i endringsforståelsen og i gevinstarbeid er sentralt for at prosjektet skal lykkes.
Har du ett råd til andre kommuner som skal gjennom tilsvarende endringer i barnevernet som Trondheim er gjennom nå?
Lasse:
Å helt fra begynnelsen jobbe med gevinstplanlegging- og realisering. IT-prosjekt er aldri mål i seg selv, det handler om mennesker og vi gjør det for at de vi er her for skal få bedre liv og for at ansatte skal få en bedre arbeidshverdag. Min erfaring er at de fleste endringer kan realiseres hvis de som berøres av endringene forstår formål, hensikt og ikke minst gis anledning til å medvirke i prosessen.
Marianne:
Det å arbeide systematisk med forankring og endringsledelse i et slikt komplekst prosjekt er en nødvendig kompetanse for en kommune å ha for en vellykket implementering. Ved at prosjektet har en faglig forankring av endringene er viktige og kompetanse for metodikk og risikostyring er viktig for å kunne både analysere hypoteser og utarbeide de rette tiltakene er viktig.
I tillegg er det viktig å ha kompetanse på leverandøroppfølging og at denne er tett på slik at økonomistyring og at løsningene tilpasses kommunens egne systemer er viktig.
Det å lage systemer allerede i prosjektfasen, før overlevering til drift, for å kunne arbeide videre med gevinster er en kompetanse som er viktig å fokusere på. Dette betyr igjen at det er i prosjektfasen at forankring av de endringen som organisasjonen står overfor er nødvendig.
Nytt fagsystem
Våren 2023 er Trondheim i ferd med å ta i bruk nytt fagsystem som et ledd i det helhetlige kvalitetsløftet. I forbindelse med det nye fagsystemet kommer det en rekke endringer; Mer automatiserte økonomiprosesser, bedre kontroll og oversikt, overgang fra papirarkiv til digitalt arkiv, overgang til en mer digital arbeidshverdag, ny måte å rapportere og mye mer. Disse endringene har Digbart jobbet mye med å gjennomføre og kommunisere. Det har vært for eksempel vært et eget parallelt mini-prosjekt for å gjøre endringer i kommunens økonomisystem og HR-system, samt bedre dataflyt til/fra økonomisystemet, HR-systemet og bank.
I Digbart bidrar Tommy med prosjektledelse, endringsledelse, teknisk koordinering, kommunikasjon, kontraktsoppfølging og mye mer. Tidligere i DigiBarnevern har Tommy bidratt med prosjekt- og programledelse, strategiske beslutninger og samarbeidsavtaler mm.
DigiBarnevern utgjør en stor og viktig endring for det kommunale barnevernet i Norge, og Abilator er stolte av å ha vært med helt siden 2015 – da Trondheim bare skulle bytte ut et IT-system. Hvem kunne da vite at det ville føre til dette? Med Abilator med har Trondheim, og de andre involverte, fått hjelp på alle steg av reisen – helt frem til at man har nådd målene som man har satt seg.
Vil du vite mer? Ta kontakt med Tommy Engvik på tommy@abilator.no.
