Når kompleksiteten drar seg til er det lett å miste oversikten. For oss i Abilator er dette et spennende utgangspunkt når vi jobber med kunder. En forutsetning i prosjekt- og prosessarbeid er skape varige resultater, men det vi ofte kan oppleve er at resultatet ikke blir som planlagt. Kanskje sprenger vi tidsplanen, bruker mer ressurser enn planlagt eller at sluttresultatet blir annerledes enn det vi tenkte i starten. Noe av det som bidrar til dette er at vi påvirkes av andre, både i egen organisasjon, men også fra aktører utenfor.
Et effektivt grep vi kan gjøre er å bruke interessentanalyser for å få innsikt i hvilken situasjonen vi står i. Men i hvor stor grad klarer dette verktøyet seg når vi møter på komplekse utfordringer som ikke kan tallfestes? Før vi går nærmere inn på dette må vi begynne med en modell som er viktig for å forstå hva kompleksitet er, og hva som er forskjellen mellom tekniske og komplekse utfordringer. Vi ser til stadighet at mange utfordringer løses nettopp som om de var tekniske. I realiteten er disse gjerne preget av faktorer som ikke lar seg håndtere av utelukkende tekniske løsninger. Tidligere har vi skrevet om Ronald Heifetz rammeverk for å forstå denne type utfordringer. Her beskriver John Richard fint hvordan dette henger sammen:
For å temme et uregjerlig problem må det skapes læring. Vi må undersøke de bakenforliggende årsakene – og samskape en optimal løsning på problemet. Det å definere den eneste korrekte løsning er ofte vanskelig, slik at skal løsningen kunne aksepteres i etterkant vil involvering fra berørte parter være sentralt (…). Utfordringene som skal «temmes» har ofte en høy grad av kompleksitet, mange ulike perspektiv som skal håndteres, og en del av et skiftende organisatorisk landskap – hvor prioriteringer endres, organisasjonskart lages på nytt, og nye strategiske prosjekt lanseres. Og, for alle som har vært inne i en større organisasjon vet vi at dette ofte har blitt normalen i dagens arbeidsliv. Det er krevende – og morsomt å navigere i når vi lykkes med å temme utfordringene.
John Richard Hanssen
I tradisjonell prosjektledelse bruker vi en rekke verktøy for å skape innsikt i den situasjonen man er i. Vi prøver å planlegge hva man skal gjøre og få klarhet i usikkerheter og mulige utfall. Interessentanalyser er et av disse verktøyene. Første gang vi så dette var faktisk for nesten 100 år siden under den store depresjonen i USA for å få system i et historisk forretningsmessig kaos. Man endte opp med å identifisere kunder, ansatte, samfunnet og aksjonærer som viktigste aktører å forholde seg til.
Videre så man at behovene og interessene til de tre første aktørene måtte tilfredsstilles for å lykkes. På 60-tallet fikk vi et større perspektiv i en tid med økt forskning på ledelse, og man så at man måtte aktivt utforske relasjoner mellom aktørene i en å redusere risiko og finne forretningsmuligheter. Den perfekte situasjonen som prosjekt- eller prosessleder er å ha et nettverk som jobber for våre målsetninger. Realiteten er at vi møter motstand – enten den er skjult eller åpen.
Jeg har tidligere skrevet et innlegg om hvordan vi kan jobbe med interessentledelse i tidligfase-prosjekter. Vi mener dette fortsatt er relevant for å skape et slikt nettverk. Det vi derimot ser er at denne tekniske tilnærmingen møter begrensninger når kompleksiteten øker. Vi må møte de ikke-tekniske faktorene for å kunne løse komplekse utfordringer. Strukturer, systemer og tekniske løsninger kan hjelpe oss på god vei, men vi er nødt til å få klarhet i kompleksiteten for å kunne aktivisere de andre aktørene til å jobbe for oss heller enn mot oss. Da må vi forstå kulturen, konteksten, menneskene og deres relasjoner og verdier.
Den tradisjonelle interessentanalysen tar i hovedsak for seg de tekniske faktorene i en utfordring. Den kan i noen tilfeller se på makt eller maktstrukturer, og grad av interesse. Det gir oss en pekepinn på hvor stor påvirkningskraft aktørene har. Den er imidlertid maktorientert og setter et etablert mål og plan opp mot ytre påvirkning. Dette passer veldig godt i tekniske utfordringer, og vi kan bruke eksperter og eksisterende kunnskap til å løse de. Utfordringene vi møter er derimot en kombinasjon av å være tekniske og adaptive, som betyr at vi må få innsikt de faktorene som ikke er tekniske. Vi må samskape ny læring, belyse motsetninger, utforske muligheter, endre vaner og utvikle våre mentale modeller. Den kommer derfor til kort og vi må ha verktøy som kan berike forståelsen av konteksten vi er i.
Bedre forståelse for omgivelsene kan gi oss større handlingsrom og gi bedre forutsetninger for å treffe på mål, budsjett og tid. Vi tror at ved å møte de forskjellige aktørene (interessentene) med det som er viktig for hver enkelt kan vi få innsikt til å gjøre dette. Nevnte Heifetz gir en praktisk måle å gjøre dette på. Spørsmålet er hvordan man designer en strategi som kan treffe aktørene der de kan mobiliseres, både innenfor de tekniske og ikke-tekniske faktorene. Hvis du har erfaring med å gjøre interessentanalyser vet du at en viktig output er hvilken strategi man skal bruke for å håndtere aktørene. Dette kan vi gjøre fordi det er mulig å sette tall på hvor stor makt man mener en aktør har, og hvor stor interesse den har i prosjektet. Problemet er at kompleksitet gjerne ikke lar seg kvantifisere på en god måte, og vi må bruke kvalitative verktøy.
Vår erfaring er at begge metodene vi har diskutert gir viktig innsikt i hvordan løse utfordringer vi står ovenfor. Mangel av forståelse for adaptive faktorer gjør at vi handler reaktivt, gjerne etter prinsipper og god praksis. For å komme derfra til å ha en strategi som skaper utvikling bør være et minstekrav. Vi kommer et godt stykke på veien ved å bruke tilnærmingene vi har diskutert her.
For å lykkes i en kompleks verden i stadig endring kreves det at vi har rammer og perspektiv for å forstå trender, behov og de systemene vi er en del av. Vi hjelper våre kunder med å utvikle innsikt for å treffe gode beslutninger og finne fremtidsrettede løsninger. Sammen med våre kunder realiserer vi nye forretningsmuligheter og etablere nye måter å samhandle på. Vi bruker vår erfaring, nysgjerrighet og systematiske arbeidsmetoder for å sammen med kundene utvikle og foredle kunnskap.
