I Abilator kan mye av det vi gjør puttes i kategorien «læringsprosesser», hvor vi ofte hjelper organisasjoner å utvikle – eller destillere – kunnskap. Vi går for eksempel inn i organisasjoner, og prøver å sette ord på behovene som er til stede; hva trenger kundene eller de som jobber i organisasjonen. Eller, vi kan gå inn i en organisasjon og prøve å finne ut hvilke akupunkturpunkter vi skal massere for at informasjonsstrømmen skal flyte bedre mellom nodene i en organisasjon.
I de siste årene har jeg vært så heldig å få jobbe med læring rundt trondheimsskolen og digitalisering av oppvekstsektoren, hvor jeg blant annet har kikket konkret på hvilke behov vi har i skolene når vi skal anskaffe en læringsplattform og hvordan vi kan gjøre dialogen mellom foresatte og kommunen bedre. Her deler jeg litt av mine tanker rundt dette arbeidet – vel å merke uten å si noe om hva konkret hva jeg tenker rundt de faktiske løsningene Trondheim kommune har anskaffet, vurderer å anskaffe eller interne forhold i Trondheim kommune. Arbeidet har jeg gjennomført i tett samarbeid med både ansatte i Trondheim kommune og andre eksterne konsulenter.
I arbeidet har vi kort fortalt sett på hva som bidrar til at elevene får en best mulig læringsprosess, hvordan vi kan sikre en optimal arbeidshverdag for de ansatte, hvilke behov foresatte har og hvordan vi kan ivaretar alle krav skoleeiere og myndigheter har til både politiske føringer, rapporteringer osv. I tillegg har jeg også sett på hvor moden og fremtidsrettet leverandørene er, vurdert hvordan en de ulike systemene bør henge sammen med andre systemer/prosesser, og hva er realistisk å be om i en anskaffelsesprosess som vil bli gjennomført i de kommende måneder. Dette har ført til at både jeg og de som har vært involvert i prosjektet har lært mye underveis.
I forhold til de spesifikke prosjektene jeg har arbeidet med vil jeg ikke gå inn å det her, men flere av prosjektene har fått god mediedekning. To eksempler finner du her:
Tre aspekt som har vært viktig for meg i arbeidet
Som prosjektleder er det selvfølgelig mye som har vært viktig i arbeidet, alt fra tilgjengelige ressurser, prosjektstyring, samhandlingsverktøy osv. Under har jeg valgt å fremheve tre ting som har vært viktig i forhold til den kunnskapsproduksjon vi har gjennomført i prosjektet – hva jeg tenker har vært sentralt for at vi har lært mye underveis.
Involvering av ressurspersoner og beslutningstakere. Som i så mange andre oppdrag har min rolle vært å få innhentet kunnskap, tanker og løse tråder, systematisert dette – og presentert et samlet bilde for både nøkkelpersoner og beslutningstakere. Jeg har derfor lagt vekt på en bred involvering, og har gjennomført en rekke store arbeidsmøter, mindre avklaringsmøter – og et stort antall uformelle samtaler om behov og ønsket retning i arbeidet med nøkkelpersoner.
Dette har bæret preg av en stor modningsprosess, både hos meg og hos de som jeg har arbeidet tettest med. Min opplevelse er også at det er i møtet mellom fagpersoner og prosesslederen at modning lettest kan forekomme, og opplever at vi har beveget oss sammen frem til et fremtidsbilde for hva en læringsplattform skal være i trondheimsskolen
Helhetlig blikk på oppvekstområdet. Jeg er opptatt av å se på hvordan et enkelt system henger sammen med en helhet, både i forhold til selve systemporteføljen, investeringsforløp, organisasjonskultur og de ulike varianter av arbeidsprosesser som benyttes – for å nevne noen aspekt. Arbeidet har derfor også hatt noen omveier, som kanskje på det tidspunktet har vært frustrerende, men som vi nå i ettertid ser har vært helt nødvendige.
Det jeg ser etter å ha arbeidet med dette i en lengre periode nå er at et slikt helhetsblikk bidrar til en god sammenheng mellom de konkrete innovasjonene vi har skapt, og gjør det lettere å gjennomføre mange initiativ på samme tid. jeg merker også at denne helhetstankegangen gir svært god resonans hos beslutningstakere, og inspirerer til videre arbeid – innenfor flere sektorer/organisasjoner.
Fokus på brukernes behov. Dette er et mantra som går igjen i mange IT-prosjekt, men hvor brukerne som lettest blir hørt ofte er de som er tettest på prosjektgruppa. En ting vi opplever når vi arbeider med oppvekst og IT er at menn rundt 40 har det med å dukke opp igjen og igjen. Det som derfor har vært viktig for oss er å være bevisst på å skape motvekt til en slik demografi blant brukergruppene, og også søke perspektiv fra både ynge og eldre brukere – og ikke minst også ha fokus på elevenes behov. Det er tross alt de som skal lære, og det er de som skolen er til for.
Tre ting jeg har lært av prosjektet så langt
Selv om jeg har mye teori inne som prosjekt- og prosessleder, og lett kan veilede andre her, får jeg fremdeles ny innsikt i forhold til hvordan jeg selv er som prosjektleder – og hva som er lett og vanskelig for meg. Under har jeg delt tre innsikter jeg særlig har lagt merke til i dette prosjektet.
Ledelsesforankring er viktig. Dette er noe jeg vet, og trekker frem selv når jeg gir råd til andre. Jeg må derimot innrømme at det i praksis blir lett å bare høre med de i kommunen jeg arbeider tettest med, og lar de forankre prosjektet i ledergruppa. Det gjør at jeg som prosjektleder tidvis mister følelsen med de sublime styringssignalene som sendes, og kan være noe som kan skape grobrunn for misforståelser og manglende forankring. Vi har imidlertid fokus på nettopp denne problemstillingen, og arbeider nå med en enda tettere ledelsesforankring av prosjektet.
Det komplekse er ofte enkelt. Det å kommunisere ut det komplekse er krevene, men når pusslespillet faller på plass virker alt så enkelt. Tidlig i prosjektforløpene kan jeg bli frustrert over manglende sammenhenger, overblikk og svært mange aspekter som må hensyntas. Konseptskisser ender opp med å være halvferdige, dokumentasjon vanskelig å få produsert og jeg føler at ting går sakte. Men, etter å ha vært igjennom noen slike prosjekter nå ser jeg at dette er en naturlig utvikling i det å få modnet et problemområde, hvor mange iterasjoner og perspektiv er viktig. Og, jeg erfarer at på et eller annet tidspunkt løsner det, og da blir det svært enkelt å kommunisere det komplekse; du lærer deg å se de unike prinsippene og strukturene – og da faller bitene på plass.
Tålmodighet og stayerevne. Når skal du pushe – og når skal du avvente? I store organisasjoner, ikke kun i Trondheim kommune, opplever jeg at det er mange konkurrerende agendaer og meninger om hva som skal prioriteres. Hvilke prosjekt skal tilføres ressurser, hva skal gjøres når, og hva er de politiske føringene som ligger både i og utenfor en offentlig administrasjon. Det å ha et bevisst valg mellom når man skal avvente og prioritere andre oppdrag, og når man skal pushe igjennom beslutninger og aktiviteter i prosjektet kan være en krevende balansegang.
Når jeg har opplevd størst suksess er når vi kan få kjørt kortere intense perioder, med høy grad av involvering av ledere og andre nøkkelpersoner. Og, det har vært svært mye lettere å pushe fremdrift når vi har klart å skape et lite kjerneteam som jobber sammen. Og, særlig vil jeg her trekke frem muligheten med å ha med junior prosjektledere som kan være operative og drive prosjektet fremover, mens jeg selv har jobbet mer konseptuelt og relasjonsbasert med nøkkelpersoner.
Tre tanker om veien videre
Arbeidet med læringsplattformen og meldeboka ses i sammenheng med en større satsning på IKT i trondheimsskolen, som blant annet har medført at Google Apps for Education (GAFE) tar i bruk for elevene, tradisjonelle Windows PCer skiftes ut med Chromebooks, og innføring av IKT Plan i skolen – for å nevne noe. En helhetlig digitalisering er noe vi startet kartleggingsarbeidet på i 2013, og det er svært givende å se at ting materialiserer seg ut i konkrete prosjekter og digitale tjenester. Dette medfører imidlertid at det er mye som skjer nå, og for at vi skal lykkes er det spesielt tre ting jeg vil trekke frem i forhold til veien videre; organisatorisk implementering, tjenesteorientering og samarbeid på tvers av kommuner.
Organisatorisk implementering. Dette gjør at vi nærmer oss en god og fremtidsrettet plattform for trondheimsskolen. Det jeg tenker blir viktig i det videre arbeidet er å fortsette et aktivt implementeringsarbeid, slik at vi får utnyttet den plattformen som blir tilgjengeliggjort i de kommende år. Dette tenker jeg vil være viktig uansett om man velger å beholde eksisterende læringsplattform eller anskaffer en ny læringsplattform.
For meg vil det også være viktig at de løsninger (hardware og software) som implementeres ses i sammenheng, slik at brukerne får en helhetlig historie rundt teknologisatsningen – og ikke kun presenteres fragmenterte biter her og der. Dette stiller store krav til samhandling mellom oss som arbeider med dette, som kan være vanskelig nok i pressede prosjektforløp.
Et tredje aspekt ved den organisatoriske implementeringen jeg vil trekke frem er å møte brukerne der brukerene rent faktisk er. Selv om modningsarbeidet som har foregått innenfor IKT satsningen til i Trondheim har vært bredt forankret er det kun et fåtall av brukerne som rent faktisk har bidratt aktivt. Mange har stått på sidelinjen og hørt om prosessen, og arbeidet har kanskje blitt opplevd som mer eller mindre viktig for deres egen hverdag. Dette må vi ta innover oss i det videre arbeidet, og sikre at vi treffer med våre budskap og opplæringsplaner. Hvis man ikke helt ser verdien av satsningen vil man heller ikke være så veldig motivert til å lære seg de nye verktøyene.
Fokus på tjenesteorientering. Jeg tenker også at det blir viktig å forsatt utfordre leverandørene til å tenke tjenesteorientert, slik at de tilbyr gode og åpne grensesnitt vi kan benytte på tvers av ulike kanaler/grensesnitt ut til sluttbrukerne. F.eks. må fraværsdata kunne tilgjengeliggjøres i de tilfeller brukeren har behov for det, enten om det er en elev som skal følge med eget fravær, foreldre som skal føre fravær eller skoleeier som skal rapportere fravær. Kanskje arbeider de i tre ulike systemer, men benytter de samme fraværsdata. Dette stiller større krav både til leverandører og kunder, men gir en stor gevinst for sluttbrukeren. Til sammenligning, hvor unaturlig ville det ikke ha vært for deg å kun se betalinger utført i nettbanken under kontotransaksjoner i nettbanken din – og ikke betalinger du hadde gjort via ditt betalingskort?
Samarbeid på tvers av kommuner. Dette er kanskje et lite hjertesukk fra en enslig konsulent oppe i Trondheim. Jeg vet det er krevende å få koordinert prosesser og beslutninger på tvers av kommuner, og at det også foregår mye bra samarbeid på IKT siden på tvers av kommuner allerede i dag – noe som jeg også allerede er en aktiv del av. Likevel tenker jeg at her må potensialet for å gjøre mer sammen være til stedet. Mye av det tankearbeid og de modningsprosesser som har blitt gjennomført i Trondheim kommune foregår også i andre kommuner, og for at reelt samarbeid skal fungere må vi stoppe med å kun dele kunnskap – men starte å skape kunnskap sammen.
Deling av kunnskap kan inspirere, men ikke nok til å løfte sektoren i flokk. Jeg hadde også selv syntes det hadde vært svært spennende å kjøre denne type av prosesser på tvers av flere kommuner, slik at kommunene kunne spare ressurser – og vi kunne fått til bedre løsninger for mange, mange flere elever, foresatte og ansatte.
John Richard
