Tekst: Helle Bjerknes Syvertsen

DigiTrøndelag er et operativt og strategisk samarbeid, der kommuner samarbeider for å gi et bedre digitalt tjenestetilbud til innbyggerne og næringslivet. En av våre studentansatte jobbet der i sommer, og Helle har både lært og skapt mye læring. Sammen med medstudent Marie på studieprogrammet master i organisasjon, digitalisering, administrasjon og arbeid kartla de hovedmål og utfordringer for den regionale satsningen.

Les mer om DigiTrøndelag

Denne sommeren hadde studentene Marie Berntsen og Helle Bjerkenes Syvertsen sommerjobb i DigiTrøndelag. Masterprogrammet har hatt et samarbeid med DigiTrøndelag i forbindelse med et forskningsprosjekt som studentene gjennomførte våren 2022. Helle var en av studentene som skrev for DigiTrøndelag, som er en av aktørene som har hatt kontakt med NTNU/forskningsoppdraget.

Forskningsoppdraget ga oss ideen til å tenke på å bruke studenter i et viktig oppdrag for DigiTrøndelag sommeren 2022. Det ble utlyst en konkurranse som var åpen for å favne alle mulige, relevante studier og studenter, men med vekt på digitalisering i offentlig sektor, administrasjon og kommunikasjon, sier Elin E. Sotberg Harder.

Arbeidets omfang

I sommerjobben skulle blant annet behov knyttet til veien videre for DigiTrøndelag identifiseres. Studentene fikk utlevert en oppdragsbeskrivelse som omfavnet flere ulike oppgaver hvor de blant annet skulle kartlegge: 

• Del-regionene i DigiTrøndelag sine tanker om pågående digitalisering, organisasjon, ledelse og diverse utfordringer knyttet til dette 
• Hva de andre DigiNettverkene gjør og anbefaler 
• Hva kommunene i Trøndelag har omtalt i sine digitaliseringsstrategier 
• Beste praksis for kommunikasjon og nettsider hos medlemmer og samarbeidspartner 
• I tillegg skulle samarbeidsavtalen til DigiTrøndelag sammenstilles med Universitetskommuneavtalen og Bærekraftsenteret
  

Oppdragets rapporter er publisert på nettsiden til DigiTrøndelag (les de her).  

Kartleggingen ga viktige innspill til: 

• Strategier, satsinger og prioriteringer 
• Smart organisering av DigiNettverkene  
• Oppdatering av samarbeidsavtalen mellom Trøndelagskommunene  
• Kommunikasjonstiltak og nettsider 

Interessante funn

Under arbeidet ble det avdekket utfordringer knyttet til digitaliseringsarbeidet i DigiNettverkene på et nasjonalt nivå. I DigiNettverkene er det manglende kompetanse, spesielt blant kommunene. Flere av DigiNettverkene er relativt nyetablerte og mangler dermed en god forankring i utviklingsarbeid og kunnskapsdeling.  

I og med at flere av nettverkene er nyetablerte, og ble etablert på ulike tidspunkt har de ulik organisering. I tillegg er nettverkene på ulikt sted i utviklingen og etableringen, som gjør det utforende å skape et samarbeid på tvers av nettverkene. Gjennom kartleggingen kom det frem at flere nettverk synes det er utfordrende å definere hvilken rolle de skal ha i systemet.  

En gjenganger i kartleggingsarbeidet er at flere nettverk synes det er vanskelig å finne og definere sin rolle i systemet. DigiTrøndelag har tatt på seg en delt rolle, hvor de skal være et verktøy for KS, men også for kommunene i regionene. Det kan være utfordrende å balansere de ulike oppgavene og behovene relatert til rollene. En mulig løsning er å forankre bedre i toppledelsen og etablere en tydelig forventning og arbeidsinnleding. Dette er noe DigiNettverkene bør prioritere.  

Nasjonale erfaringer

I forbindelse med kartleggingen av de nasjonale DigiNettverkene kom det frem noen tiltak som DigiTrøndelag kunne iverksette. Tiltakene og forslagene er basert på funnene som ble gjort i andre DigiNettverk. Dette ble gjort ved direkte kontakt med nettverkene, via e-post og videosamtaler, nasjonale og lokale strategirapporter, og KS sine rapporter der de ulike nettverkene skulle kartlegge sitt eget arbeid, vinteren 2022.  

Et av de viktigste funnene i kartleggingen var at DigiTrøndelag må forbedre forankringen i toppledelsen og etablere en tydeligere forventning og arbeidsinndeling. DigiTrøndelag kan for eksempel lage mandater som inkluderer formål og oppgaver, noe blant annet DigiRogaland gjort. Dette konkretiserer rollefordelingen og kan skape en orden i ansvarfordelingen.  

Mer samarbeid

Noen av DigiNettverkene påpekte at de har et godt samarbeid med andre DigiNettverk, mens andre kunne ønske det var bedre. DigiTrøndelag fortalte at de ikke har et nasjonalt samarbeid med andre nettverk, da andre saker som blant annet barnevern og helse har opptatt mye av tiden. Et nasjonalt samarbeid fremmer læring og kan øke kompetansen til aktører innad i nettverkene. I dag er DigiNettverkene på̊ ulike steder som kan gjøre det vanskelig å samarbeide, men når nivået har utjevnet seg burde kommunikasjon og samarbeid prioriteres i større grad. Det er mye nyttig som kommer ut av å ha en god delingskultur på̊ et nasjonalt nivå. DigiTrøndelag burde så godt det lar seg gjøre kommunisere med andre DigiNettverk, fordi det er mange gode og bærekraftige løsninger, som hadde vært bra for DigiTrøndelag å implementere i sitt eget nettverk.  

Innspill fra prosjektleder, Elin E. Sotberg Harder 

Prosjektleder i DigiTrøndelag Elin E. Sotberg Harder hadde det overordnede ansvaret for studentene. Elin var svært behjelpelig, og det var mye kontakt gjennom sommeren i form av møter, innspill og tilbakemeldinger på rapportene. I forbindelse med artikkelen har programleder ønsket å gi noen kommentarer rundt sommerjobben.

Studentene gikk inn i jobben med stor interesse og imponerende drivkraft og struktur. Begge hadde tidligere relevant erfaring med oppgaver som vi tror kom til nytte for dem i tilnærmingen til oppdraget. Det var ingen forskjell for programleder mellom å jobbe med disse studentene og andre ansatte. Når det gjelder oppdraget, så var det en fordel at begge var metodesterke, sannsynligvis fordi det var ferskvare fra studiene. – Elin E. Sotberg Harder. Videre forteller Elin hvorfor kartleggingen er viktig for DigiTrøndelag: 

Elin E. Sotberg Harder, DigiTrøndelag  

Denne typen kartleggingsarbeid gjøres best som én konsentrert oppgave, slik at man ikke «glemmer» mens man holder på og kan holde tråden og jobbe konsentrert. Det hadde vært helt umulig for noen av de andre ressursene i DigiTrøndelag å sette av 2-3 måneder til et tilsvarende oppdrag. De fleste ressurser frigis bare på timebasis eller prosentvis fra andre, krevende oppgaver. Et annet alternativ hadde vært å kjøpe oppdraget fra et firma, men dette har ikke DigiTrøndelag råd til. En kan diskutere om sommerferien var et godt tidspunkt pga. ferieavvikling og sikkert mye venting på svar, men det endelige resultatet ble bra og studentene var klar med rapport og presentasjon straks folk var i gang etter sommerferien, og det var i seg selv et stort pluss. – Elin E. Sotberg Harder. 

Mye lærdom i kartlegging 

Etter sommerjobben sitter jeg igjen med masse lærdom og kompetanse rundt digitaliseringsarbeid i kommunene og DigiNettverkene. Jeg har fått brukt kunnskapen som vi har lært i studiene, og jeg tar med meg nye perspektiver og kompetanse videre fra sommerjobben.  

– sier Helle Bjerkenes Syvertsen før hun avslutter:  

Det blir interessant å følge med på hvordan DigiTrøndelag kommer til å utvikle seg. Jeg og min medstudent er veldig takknemlig for at vi fikk muligheten til å være med å påvirke deres arbeid i form av denne kartleggingen.