Hva gjorde vi og hva lærte vi i DigiBarnevern i Nordland?

Birthe Sætereid
Prosjektleder

Tommy Engvik
Assisterende prosjektleder

Historien om DigiBarnevern er både lang og hyggelig – en sjelden kombinasjon!  

Prosjektet «DigiBarnevern i Nordland» ble gjennomført i regi av DigiNordland – et diginettverk der kommunene samarbeider om digital utvikling. Det ga en unik mulighet til å jobbe strukturert og koordinert med innføringen av nasjonale DigiBarnevern-leveranser. Vi var veldig glade og motiverte for muligheten til å hjelpe kommunene i Nordland med å ta i bruk og realisere gevinstene fra DigiBarnevern-leveransene. 

Samtidig var det helt klart fra starten av at gevinstene ikke skulle realiseres i prosjektet – men ute i hver enkelt kommune. Det stilte krav til hvordan vi organiserte arbeidet: Kommunene måtte få eierskap til prosessene, og barnevernstjenestene måtte selv definere hva som var viktig for dem. Vår rolle ble å støtte, fasilitere og legge til rette for at fagfolkene selv kunne ta styringen. 

Gjennom felles kartlegging, informasjonsmøter og åpne prosesser ble det skapt en arena der kommunene kunne lære av hverandre, dele erfaringer og bygge videre på hverandres innsats. Det har vært en styrke for prosjektet – og en viktig forutsetning for at endringene skal gi varig verdi. 

Resten av dette innlegget er delt inn i de ulike prosessene vi jobbet med. Du kan hoppe til delen du er mest interessert i:

• En god start
• BFK-løftet i Nordland: Faglig fellesskap og lokal tilpasning i praksis
• Felles anskaffelse av nytt fagsystem
• Kartlegging og dialog med andre nasjonale og regionale initiativer
• Måling og visualisering av måloppnåelse
• Læringstreff for ledere
• Felles forberedelser til å ta i bruk innbyggertjenester
• Innføring av nytt fagsystem i Bodø kommune

Hvis du ønsker å lese mer om hva vi gjør innenfor digital transformasjon generelt, kan du lese mer på denne siden.

En god start

DigiBarnevern bestod av mange leveranser og Nordland består av mange kommuner og barnevernstjenester. Første steg var derfor å gjøre en ordentlig kartlegging for å avklare behovene, samt å komme igang med endringsarbeidet.

Med utgangspunkt i ADKAR-rammeverket for endringsledelse utformet vi en kartlegging, som ble sendt ut til barnevernlederne av alle barnevernstjenestene i Nordland. Kartleggingen hadde tre mål:

• Øke kunnskapen om de ulike leveransene i DigiBarnevern og gevinsten av å ta dem i bruk
• Øke lysten til å ta i bruk de ulike leveransene i DigiBarnevern
• Få tilbakemeldinger fra barnevernstjenestene om hvilke leveranser og tilhørende fellesprosesser de ønsket å delta i

Kartleggingen viste en stor grad av interesse og positivitet til å delta i de ulike fellesprosessene. Vi gjennomførte et felles informasjonsmåte senere på våren, med deltakelse fra både Bufdir og KS Digital. Etter informasjonsmøte kunne kommunene melde seg på de ulike fellesprosessene.

BFK-løftet i Nordland: Faglig fellesskap og lokal tilpasning i praksis

Helt siden oppstarten av DigiBarnevern har Barnevernsfaglig Kvalitetssystem (BFK)  vært en viktig del av DigiBarnevern. At et faglig rammeverk er en del av totalpakken tydeliggjør at DigiBarnevern aldri handlet om digitalisering for digitaliseringens skyld, men om heving av kvaliteten av barnevernet og effektene som følger av det. 

Trondheim kommune var først ut i både tanken og gjennomføringen av et «BFK-løft» – en strukturert implementeringsprosess av BFK, hvor de ulike elementene i BFK ble tatt i bruk og «bakt inn i drifta». Les mer om vårt bidrag i Trondheim sitt endringsprosjekt Digbart 

Interessen for et BFK-løft i Nordland var stor, og mange barnevernstjenester meldte seg på. Det var viktig for oss å designe en prosess som la til rette for parallelle BFK-løft i barnevernstjenester med ulike størrelser og forhold. Tjenestene måtte kunne gjøre BFK-løftene sine relevant og tilpasset sine behov, samtidig som vi ønsket å dra nytte av fordelene et fellesskap gir – i form av erfaringsdeling og læring sammen. 

Mange barnevernstjenester meldte seg på BFK-løftet, og etter en kick-off med ledere i august 2024 gjennomførte vi resten av høsten 2024 flere samlinger med de ansvarlige fra hver kommune (som var én eller to personer). Samlingene hadde flere tema. De ansvarlige fikk økt sin egen kunnskap om BFK, blant annet ved besøk i samlingene fra Trondheim kommune og Bufdir. I tillegg ble det jobbet med målbilde for BFK, og med å forberede materiellet med utgangspunkt i materiellet fra Trondheim kommune. 

Barnevernstjenestene gjennomførte parallelle BFK-løft gjennom første halvår i 2025. Vi gjennomførte løpende fellessamlinger for at de ansvarlige skulle få delt erfaringer og få faglig påfyll.  

Tilbakemeldingene fra tjenestene har vært svært positive. Mange opplever at BFK gir bedre struktur og høyere kvalitet i det faglige arbeidet – særlig når det brukes aktivt i forberedelser til møter, samtaler og evalueringer. 

💬 «Det var opp til oss selv å gjøre jobben med innføringen av BFK, men gjennom BFK-løftet og oppfølgingen fra DigiBarnevern i Nordland fikk vi mye servert på sølvfat» 

💬 «Hvis jeg skal plukke ut et eksempel på hvordan bruken av BFK merkes i det daglige arbeidet, så er det gjennom bedre forberedelse. Flere ansatte har rapportert at når de bruker BFK i forbindelse med forberedelse til møter, barnesamtaler, interne saksdrøfter, evalueringer med foreldre osv, så fører det til at kvaliteten på det barnevernfaglige arbeidet heves.» 

I etterkant av BFK-løftet i Nordland ønsket Digi Rogaland å gjennomføre sitt eget BFK-løft, og vi ble hentet inn som ekstern støtte. 

💡 Våre tips til gjennomføring av kompetanseløft/BFK-løft på tvers av kommuner

→ Få oversikt over hvor de enkelte kommunene er i dag. Er det for stort strekk i laget kan det være hensiktsmessig å kjøre kompetanseløft i puljer slik at kommuner som ikke har kapasitet kan bli med på neste runde. 

→ Få oversikt over hvilke andre instanser og initiativ som ønsker og krever oppmerksomheten til kommunene. Det er krevende for kommunene å holde oversikt over og prioritere mellom alt som kommer fra flere kanter. Mest sannsynlig har de gode initiativene det samme overordnede målet om å støtte kommunene i å levere bedre tjenester. Ta kontakt med de forskjellige initiativene og samkjør dere slik at kommunene får best mulig utbytte.  

→ Kjenn kommunene og vær en pådriver. Bygg relasjon med kommunene og hjelp de med å holde prosessen aktiv. Snakk kommunenes sak for kommuneledelse, politikere og etater 

Kartlegging og dialog med andre nasjonale og regionale initiativer

Barnevernstjenstene og kommunene de tilhører er i stadig endring, og det pågår alltid flere parallelle prosesser som påvirker dem. Det er en tendens hos nasjonale og regionale prosesser å fokusere mest på seg selv, fordi det man holder på ofte er komplekst og inkluderer mange kommuner. Men kommunene må forholde seg til alle parallelle prosessene, og da er det en fordel av prosessene også forholder seg til hverandre.

En prosess som gikk samtidig som alle de andre prosessene du leser om her, var å kartlegge og gå i dialog med andre nasjonale og regionale initativer for barnevernstjenestene. Vi ønsket å vise barnevernstjenestene sammenhengen mellom de ulike prosessene, samt å være i dialog med dem. KS Barnevernløftet pågikk for kommunene i Nordland samtidig som DigiBarnevern i Nordland. Vi gikk i dialog med KS Barnevernløftet, og fikk gjennomført presentasjoner av DigiBarnevern i Nordland ved flere samlinger, blant annet en fysisk samling i Bodø.

Måling og visualisering av måloppnåelse

– Design og utarbeidelse av måling og visualisering av måloppnåelse i DigiBarnevern

En viktig del av enhver endringsprosess er å evaluere måloppnåelse over tid. Én ting er å bekrefte måloppnåelse mot slutten av prosessen, men minst like viktig er å følge opp underveis. Evaluering og tilhørende visualisering bidrar til å synliggjøre dagens situasjon, og til å skape et utgangspunkt for å diskutere hva som må gjøres fremover.

Basert på et vellykket opplegg for måling og visualisering i oppdraget i Trondheim kommune, lagde vi et tilsvarende opplegg for de kommunene i Nordland som meldte seg på fellesprosessen (som var de fleste). Spørsmålene i spørreundersøkelsen som kommunene kunne delta i, var basert på samfunnsmålet og effektmålene i DigiBarnevern, som igjen var basert på nasjonale mål vedtatt av Stortinget.

I en av de første fellessamlingene fikk kommunene bestemme hva slags informasjon de andre kommunene skulle få se. Kommunene landet på at de ønsket å se sine egne svar, og gjennomsnittet til de andre.

Basert på kontorstøtte-pakken som kommunene benyttet seg av (som i dette tilfellet var Microsoft, hvor det var Google for Trondheim), bygde vi opp visualiseringer i PowerBI basert på regneark i Excel som igjen hentet dataene sine fra spørreskjemaet i Forms. Dette gjorde at vi raskt kunne produsere resultater for de ulike kommunene og tilgjengeliggjøre relevante resultater for hver kommune.

💡 Våre tips til å lykkes med målinger

→ Forankre målingene i organisasjonen. Skal du få med deg flere ansatte, enten i egen organisasjon eller på tvers av flere, til å svare på flere målinger over lengre tid, hjelper det at de vet hvorfor vi måler og hva vi skal bruke målingene til.

→ Sørg for å få inn nok svar hver gang. Skal målingene over tid fortelle en historie, er det viktig at mange nok svarer. Det er lett å glemme i en travel arbeidshverdag, så sørg for at noen har ansvaret for å minne både ansatte og ledere på å svare.

→ Bruk målingene som dialogverktøy. Målingene i seg selv har noe verdi, men er først når vi ser på resultatene sammen i vår kontekst og gir de mening, at den virkelige verdien kommer. Del resultatene med ansatte og ledere, og bruk dem som utgangspunkt for refleksjon og diskusjon. Hva forteller målingene om dagens situasjon – og hva bør vi gjøre fremover?

→ Visualiser resultatene på en enkel og tilgjengelig måte. Bruk verktøy som PowerBI, Google Looker Studio eller Excel/Sheets til å lage oversikter som gir mening for de som skal bruke dem. Når alle har tilgang til målingene, bidrar det til et felles eierskap.

→ Følg opp underveis – ikke bare til slutt. Målinger bør ikke være noe man gjør én gang. Sett opp faste tidspunkter for oppfølging, og bruk resultatene til å justere kursen og feire fremgang.

Læringstreff for ledere

– Fasilitering av en evaluerings- og læringsprosess

Det er vanskelig å se for seg gode endringsprosesser uten evaluering, refleksjon, læring og diskusjon underveis. Vi satte derfor opp en egen fellesprosess med fokus på oppfølging av effekter og gevinster, som hadde regelmessige læringstreff for ledere. Treffene omhandlet flere tema, bl.a. hvordan man hadde jobbet med målingene og resultatene fra målingene (se over). I tillegg delte lederne tanker og erfaringer knyttet til forankring, prioritering, pågående prosesser med mer.

💡 Våre tips til læring og erfaringsdeling på tvers av kommuner/organisasjoner

→ Utnytt de digitale og fysiske formatene. Digitale møter gjør at vi kan møtes oftere uten å bruke mye tid på reising. Kombinert med noen få fysiske treff kan effekten bli sterke relasjoner og store læringsutbytter.

→ Ha noen felles prosjekt. Spesielt i starten kan det være hjelpsomt å ha noe felles å snakke om som alle kan relatere til. Det kan være innføring av en løsning, et nytt faglig rammeverk eller noe som treffer alle, eksempelvis KI.

→ Skap trygge arenaer for deling. Fellessamlinger og læringstreff gir rom for refleksjon og diskusjon. For mange kan det fungere å lage en fast struktur med for eksempel innsjekk, faglig påfyll/erfaringsdeling, refleksjon i grupper og en felles oppsummering.

→ Følg opp underveis. Læring skjer ikke bare én gang – det må bygges over tid. Sørg for at en eller to personer får oppgaven med å følge opp og invitere, men husk at ansvaret for et aktivt nettverk ligger hos alle.

→ Bygg nettverk. Relasjoner mellom kommuner gir varig verdi – og gjør det lettere å samarbeide i fremtidige prosesse

Felles forberedelser til å ta i bruk innbyggertjenester

Innbyggertjenester i DigiBarnevern består av Min kommune – barnevern og Sikker chat – barnevern. Innbyggertjenestene legger til rette for en helt annen måte å ha samhandle med barn og familier som har barnevernssaker. Hovedgevinstene ved innbyggertjenestene er økt tilgjenglighet, økt eierskap og økt tillit.

Da prosjektet startet våren 2024 var anslaget fra leverandørene at innbyggertjenester ville være klart høsten 2024, med Sikker chat klart noe før Min kommune. Basert på dette, planla vi en fellesprosess for innføring av innbyggertjenester. Mange kommuner meldte seg på, og vi satte i gang august 2024.

Den opprinnelige planen var å gjennomføre fellesprosessen i tre faser: Forberedelser, innføring og oppfølging. Hovedtanken var å få stordriftsfordeler av alt som kunne gjøres felles, og at hver kommune kunne fokusere på det som måtte gjøres hver for seg.

Estimatene for ferdigstillelse fra leverandørene viste seg ikke å holde, og i løpet av høsten 2024 kom det flere meldinger om forsinkelser. Vi måtte derfor replanlegge prosessen til å fokusere på de nødvendige forberedelsene for å ta i bruk innbyggertjenestene. Noen av temaene som ble tatt opp i fellessamlingene var forankring, økonomi, gevinster, og analyse av nåsituasjon og fremtidig situasjon.

💡 Våre tips til til forberedelse til å ta i bruk nye nasjonale tjenester/løsninger

→ Sjekk om andre kommuner jobber med det samme. Ta kontakt med nabokommuner eller kommuner i samme region. Kanskje dere kan samarbeide om forberedelser (for eksempel ROS/DPIA), dele ressurser eller lære av hverandre.

→ Kartlegg hva løsninger krever av dere. Hva må kommunen faktisk gjøre for å ta i bruk det nye? Hvilke roller må involveres, og hvilke prosesser må endres? Én ting er den tekniske innføringen, men ser dere behov for noe faglig oppdatering for å kunne bruke initiativet som tenkt?

→ Ta kontakt med de ansvarlige tidlig. Ikke vent på at alt skal være klart. Still spørsmål, be om informasjon og del hva dere trenger for å komme i gang. Det gir bedre dialog og mer relevant støtte.

→ Samkjør med andre pågående initiativ. Hvis kommunen allerede er involvert i andre nasjonale eller regionale prosesser, se om det finnes overlapp. Kanskje dere kan koordinere innsatsen og få mer ut av begge.

→ Bruk fellesarenaer til å forankre og lære. Delta på samlinger, webinarer og møter der initiativet presenteres. Det gir innsikt, mulighet til å stille spørsmål – og til å bygge nettverk med andre kommuner.

Felles anskaffelse av nytt fagsystem

– Prosjektledelse av en offentlig anskaffelse av et fagsystem

Da DigiBarnevern i Nordland-prosjektet startet, hadde de fleste kommunene i Nordland allerede anskaffet og tatt i bruk et nytt fagsystem. Men det gjenstod noen – Bodø, Narvik, Fauske og Sørfold hadde ikke anskaffet nytt fagsystem. Til sammen dekket barnevernstjenestene i disse kommunene 11 av de 41 kommunene i Nordland.

Det første var å avklare hvorvidt kommunene ønsket å gjennomføre en felles anskaffelse, samt å formalisere samarbeidet. Alle kommunene ønsket å delta, og det ble inngått en samarbeidsavtale mellom kommunene og DigiNordland om gjennomføringen av en felles anskaffelse. Etter anskaffelsen ville hver kommune inngå separate kontrakter om innføring og drift, men selve anskaffelsen skulle gjennomføres sammen.

Det ble etablert en prosjektgruppe og styringsgruppe med deltakere fra de ulike kommunene. Vi hadde rollen som prosjektleder. I starten av prosessen ble det landet konkurranseform, kontraktstyper osv. Mye av arbeidet før utlysning handlet om å lage et solid konkurransegrunnlag med utgangspunkt i de andre konkurransegrunnlagene som hadde blitt brukt i tilsvarende anskaffelser. Vi hadde arbeidsgrupper innenfor flere områder (barnevernsfaglig, arkiv, økonomi, IT osv.) som jobbet med å fjerne, oppdatere og legge til krav.

Selve konkurransen ble kunngjort tidlig høsten 2024, og mye av høsten gikk med til å evaluere tilbud og forhandle med leverandørene. Sent på høsten ble vinneren kunngjort, og de fire kommunene signerte kontrakt om innføring og drift (SSA-L) på starten av 2025.

💡 Våre tips til gode fellesanskaffelser

→ Start med felles eierskap. Sørg for at alle involverte kommuner vet formålet med anskaffelsen og at alle vet hvilken rolle/bidrag de ulike kommunene har med seg inn i anskaffelsen.

→ Sett sammen en tverrfaglig arbeidsgruppe. En tverrfaglig arbeidsgruppe muliggjør en bredere forståelse og bedre evaluering, men det skjer ikke av seg selv. Arbeidsgruppen bør bruke tid på å skape en felles forståelse av hva de ønsker å oppnå med anskaffelsen, og hvordan de skal gå frem for å komme i mål på en god og effektiv måte. Sannsynligheten er stor for at det er varierende erfaringer og tilnærminger til arbeid med anskaffelser, i tillegg til at ulike fagområder kan ha forskjellige «stammespråk». Skal arbeidsgruppen klare å dra nytte av tverrfagligheten, må de bruke tid på å bli «godt nok» kjent med hverandre til å forstå hverandre og utfordre hverandre.

→ Gjenbruk det som fungerer. Se på tidligere anskaffelser og lær av dem. Bruk eksisterende maler og erfaringer fra andre som utgangspunkt. Ikke vær redd for å kontakte noen som har gjort det før, de fleste deler gjerne erfaringer!

→ Sørg for eierskap til kravene. Selv om man ofte kan gjenbruke noe fra andre, er det avgjørende for evalueringen at de som skal evaluere forstår og har eierskap til kravene som svares ut. Tiden dere bruker på å forstå og «kna» kravene sammen, sparer dere fort inn i evalueringen

→ Planlegg for lokal innføring. Selv om anskaffelsen er felles, må innføringen skje lokalt. Sørg for at de involverte kommunene får nok informasjon til at de kan starte forberedelser til innføring – enten det er i et lite eller stort omfang.

Innføring av nytt fagsystem i Bodø kommune

Å ta i bruk et nytt fagsystem handler ikke bare om teknologi. Det handler om mennesker, arbeidsprosesser og felles forståelse for hvorfor endringen skjer. I Bodø ble tverrfaglig samarbeid og bred involvering avgjørende for å få implementert det nye fagsystemet. Alle ansatte ble invitert inn i arbeidet med å forstå hva som skulle endres, hvorfor det skulle endres – og hvilke gevinster det skulle gi. 

For å skape eierskap og trygghet, utarbeidet barnevernstjenesten en oversikt over de viktigste endringene og hvordan de påvirket ulike roller. Sammen jobbet de med å definere ønskede gevinster, og hvordan disse kunne merkes i hverdagen. Spørreundersøkelser ble brukt både til å måle fremgang og til å hente inn forslag til forbedringer underveis.  

I tillegg ble arbeidsprosessene kartlagt – ikke bare for å sikre god innføring av fagsystemet, men også for å stå bedre rustet til fremtidige endringer. Når nye løsninger som kunstig intelligens eller innbyggertjenester skal tas i bruk, har tjenesten allerede et godt utgangspunkt. 

💡 Våre tips til innføring av nye systemer

→ Informer og involver bredt og tidlig. Selv når mye er usikkert, kan de ansatte oppleve prosessen som trygg dersom de føler at de får tilgang på ny informasjon og at vi går veien sammen.  

→ Kartlegg dagens arbeidsprosesser for å både se muligheter og utfordringer i innføringen. 

→ Lag en oversikt over de største endringene som følger det nye systemet, og hvem som påvirkes. Hva blir annerledes og hvordan? Hvordan treffer det de ulike rollene? 

→ Start gevinstarbeidet tidlig og definer gevinstene sammen. Hva skal endringen føre til? Hva kan vi gjøre for å ende opp der vi ønsker?  Når de ansatte selv er med på å definere gevinstene og hvordan de skal komme til syne i hverdagen, blir motivasjonen større. 

→ Bruk målinger aktivt. Gjør en nullpunktsmåling som viser hvor dere startet. Bruk målingene underveis til å vurdere retning og fart, og justere. Det er også en fin kanal for de ansatte å komme med tilbakemeldinger. 

→ Tenk bærekraft og helhet. En god innføring gir et solid grunnlag for å fremtidige endringer, som i dagens samfunn kommer raskere og oftere enn før. Prøv å finne en form og en takt som ikke brenner ut de ansatte, men som setter de i stand til å bidra i dette endringsarbeidet og fremtidige.

Ønsker du bistand til å lykkes med digital transformasjon i det offentlige? Ta kontakt med Tommy Engvik på tommy@abilator.no eller Birthe på birthe@abilator.no.