I en evaluering av et prosjekt eller en prosess vil man gjerne finne årsaker til at man ikke kunne nå de målene man hadde satt seg på forhånd. Man gjør en analyse og lærer, og bestemmer seg for at dette skal unngås i framtiden. Likevel opplever man friksjon og problemer igjen – de gjentar seg. Dette gjelder i store som små virksomheter, uavhengig av modenhet. For oss handler dette om ledelse, det handler om å ha ansvar om kvalitet. Vår hypotese er at mange prosjekter og prosesser feiler på grunn av manglende systematikk og struktur. Vi har ikke ikke tilgjengelige verktøy eller fokus på å identifisere uønskede hendelser, og resultatet blir at det forplanter seg gjennom virksomheten og slår ut i dårlige resultater.
For å illustrere hvordan vi kan arbeide systematisk med usikkerheter og uønskede hendelser i prosjekt og prosess kan vi låne en analogi fra sikkerhetsfeltet. For et gitt system vil vi kunne kartlegge hva som kan feile. Ved å forstå systemets komponenter vil vi kunne komme med et estimat for sannsynligheten for at dette vil skje – er det ofte, for eksempel 3 ganger i levetiden til komponenten, eller er det usannsynlig, kanskje bare 5% sannsynlighet? Vi vet også hvor viktig komponenten er, om den setter hele systemet ut av spill, eller om den bør skiftes ut på sikt. Kombinasjonen av disse to elementene er per definisjon risiko, sannsynlighet multiplisert med konsekvens.
I sikkerhetsfeltet kartlegges alle komponenter og alle feilmoder. De blir utgangspunktet for å lage en strategi for hvordan man kan minimere den totale risikoen i systemet, ved å implementere risikoreduserende tiltak for hver enkelt komponent. Sløyfediagrammet over viser hvordan barrierer fungerer som preventivt og reaktivt arbeid som gjøres henholdsvis før og etter en uønsket hendelse har tatt plass.
Analogien passer i prosjekt- og prosessledelse fordi i likhet med tekniske systemer arbeider under usikkerheter. Ved å identifisere og vurdere usikkerhetene kan vi utforme en strategi for å minimere sannsynligheten for at prosjektet går galt. Prosjekt- og prosessledelse er derimot ikke et teknisk system hvor alt er kvantifiserbart, og dette får konsekvenser for hvordan vi anvender prosjektstyringsverktøyene våre.
Vår tilnærming til denne type problemstillinger er at det man må arbeide både preventivt og reaktivt. Det er ikke bærekraftig å ta et skippertak for å forsøke å eliminere usikkerhet. Et prosjekt eller en prosess vil være i kontinuerlig endring. Dette er alltid et faktum og er en del av prosjekt og prosessers natur. Vi må derfor finne andre måter å løse problemet må. Å legge til ekstra oppgaver for teammedlemmene vil heller ikke være effektivt, siden dette ofte kan føre til økt arbeidsmengde og feil fokus.
For oss handler dette derfor om hvordan man arbeider, og ikke konkrete handlinger eller arbeidsoppgaver. Vi vil forhindre uønskede hendelser i prosjekt og prosess gjennom kultur. Det handler om å bygge en kultur som vokser gjennom hele virksomheten, i arbeidsprosesser såvel som lunsjmøter, og ikke bare i ledelse – men hele teamet.
